タイムマネジメントの基本!タスク&ToDoリスト管理をする方法&アプリ紹介!

タスクを可視化する 記事 アイキャッチ

「あれもやらなきゃ!これもやらなきゃ!」と自分は”今”何をすればいいのか?といつも忙しい日々を送っているあなたへ。

タスクを管理するだけで、そんな忙しさが整理され、効率的な1日を過ごせることをご存知ですか?

この記事では、タスク&ToDoリスト管理をしていないがために、行き当たりばったり、その場しのぎで無駄な時間を消費してしまっている人にもっと効率的に自分のやるべきことを管理することで、1日1日の生き方の質が変わることを伝えたい

そこで今回は、「時間管理=タイムマネジメント術|タスクを可視化すること」それに最適なアプリをご紹介します。


時間管理=タイムマネジメント術

Time Management 画像

大切なのは「時間を管理し やるべきことをコントロールすること」です。

そのためにやるべきこと、知っておくべきことはたったの3つ

タイムマネジメントをする方法の③つの基本

今回は上記の3つの中から、時間管理=タイムマネジメント術「タスクを可視化すること」についてお届けします。

この記事を読めば、人生の無駄をできるだけ省いた有意義な1日を過ごすために、タスク(やるべきこと)というものがどれほど大切なのかが分かります。

タイムマネジメント|タスク管理とは?

タスク 管理 画面 写真

タスク管理は可視化が基本

  • タスクを管理することはやるべきことを可視化するということ

可視化とは、人間が直接「見る」ことのできない現象・事象・関係性を「見る」ことのできるもの(画像・グラフ・図・表など)にすることをいう。引用元:可視化(ウィキペディア)

無駄な時間を消費せずに目的をこなすため

タスクと時間を管理することで、「やるべきこと&やりたいことを頭の中で考えて消耗するのをやめる」ということにつながります。

それは、「あれ、今日何をすればいいんだっけ?」「えーと、午後から最初に片付けておかなければならないことあったよな〜。なんだっけ?」など、本当に考えなければならない「やるべきこと&やりたいこと」に頭を使う前に、「やるべきこと&やりたいことを思い出す作業」で頭を悩ませてしまっていることになる=無駄に時間を消費してしまうことになっているということです。

それよりも、あなたの「やるべきこと&やりたいこと」可視化し、そういった「思い出す」という作業の消耗をなくせば、その分をもっと「想像(創造)する」ことに頭を使うことができる!というわけです。

つまり、1日24時間という限られた時間の中で、「思い出す作業」はタスク(TODO)管理で可視化しておき、「想像する作業」に時間を費やす方がよっぽど生産性も上がり、効率的な1日を過ごすことができる!という結論です。

では早速、具体的に「タスクを可視化すること」について解説してきます。

やるべきことのタスク(TODO)を可視化すること

そもそもタスクとは?

タスクとは、あなたのプロジェクト(計画)です。

例えば、

  • スライドの資料を作る
  • レポートを書く
  • 友だちの誕生日を祝う
  • 家族旅行をする

などなど。

要は、あなたがやらなければならない計画、あるいはこれから先やってみたいと思っていることなど、大きなものから小さいことまでを「あなたのプロジェクト(計画)=タスク」と考えて下さい。

そして TODOとは?

TODOとは、あなたのプロジェクト(計画)を達成するための行動(大小関わらず)です。

例えば、

  • ファッション関連のスライドの資料を作るの「情報を集めること=ファッション雑誌を読む」
  • 研修レポートを書くための「写真の整理=資料として掲載する写真選び」
  • 友だちの誕生日を祝うために「プレゼント選び=友だちの好みを調べる」
  • 家族旅行をするために「旅行雑誌を読む=日程を決める」

などなど。

要は、あなたがタスクを達成するためにやらなければならないこと、あるいはこれから先やってみたい計画を実際にやり遂げるための「あなたのやるべきこと(行動)=TODO」と考えて下さい。

まとめると、タスクを管理するということは、「タスク=計画」があり、それを行うための「行動=TODO」があるということになります。

タスクとTODOの関係を表した図

Google Keep タスク管理画面

赤枠の部分が「タスク」となり、その下の緑枠の部分が「TODO」という関係です。

簡単に言うと、人は1日24時間365日、絶えずモノゴトを考えています。それはつまり、あなたの頭の中(脳)はいつも情報の交通渋滞を起こしているということになります。すなわち、タスクを頭の中から外に出すことは、そのような情報の交通渋滞をできるだけ緩和して、必要なことに頭を使うということができれば、それだけ人生をより良い方向へと自分自身で導いていけるということになります。

ではここで少しだけ、あなたのタスクとTODOを実際に書き出すワークをしてみましょう!

ここでは、できるだけiPhoneやスマートフォン、それにタブレットやパソコンのメモアプリなどデジタル化したものを使うと今後の管理が効率的です。

ワーク|タスクを可視化する=書き出す

以下のテンプレートに沿って、あなたが実際にやらなければならないタスク(計画、そしてTODO)を書いていきます。

あなたのこれからやらなければならないタスク(プロジェクト・計画)は?

タスク 空白 画像

例えば先ほど紹介した「スライドの資料を作る」「友達の誕生日を祝う」など、あなたのタスクを1つだけ書き出して下さい。

また、書き出せばたくさん出てくるとは思いますが、ここではあえて「1つだけ」を書いて下さい。時間に余裕がある方は、いくつ書いても結構ですので、これからどんどんタスク管理というものに慣れていくためにも、タスクを可視化する作業はやればやるほど頭の中がスッキリしていきます。

では次に、あなたが書き出したタスク=プロジェクト(計画)を達成するために、あなたが行動しなければならないこと=TODOについて書き出しましょう。

あなたのやらなければならないTODOは?

TODO 空白 画像

例えば先ほど紹介した、ファッション関連のスライドの資料を作るの「情報を集めること=ファッション雑誌を読む」友だちの誕生日を祝うために「プレゼント選び=友だちの好みを調べる」など。

これは思いつくだけすべて書くと、それだけあなたの行動(TODO)が可視化されるので、「思い出す作業」がなくなり、タスク=プロジェクト(計画)を実施する上で、無駄に時間を消費したり、頭を悩ませたりすることがなくなるので、あなたがやるべき行動のフットワークも軽くなります。

「これをやればいいんだ!」とシンプルに行動に移すことができるということです。

記憶と創造の関係

ここでよく「スマホやパソコンにばかり頼っているのはダメだ!自分の頭でちゃんと記憶することが大事だ!」と勘違いをされる方のためにお伝えしておきます。

そもそも「思い出す」ことと「創造する」ことの構造は同じだと言われています。要は「思い出す」ということは記憶の連想力であり、「創造する」ということもまた記憶の連想力です。

ここで考えてほしいことは、どちらがより生産性の高いことなのか?

つまり、あなたの人生をより良い方向へ進ませるために必要なことなのか?ということです。

1日24時間という限られた時間の中で、あなたが「今日、何をやればいいのか?」ということを思い出すことに時間を割くのか

あなたが「やらなければならないことをどうやって実行に移したらいいのか?」ということを創造することに時間を割くのか

あなたならどちらの方が、より人生を効率的に、そして有意義に過ごすことができると思いますか?

答えはもちろん後者です。それは明白です。

とは言え、「人生とは効率を求めるのではなく、非効率こそが人生だ」という見解を否定するつもりはありません。僕も実際、すべてのことをタスク管理できているわけではないし、人生の多くを非効率な時間に割いていると言えるからです。

非効率なのも人生である

ここで少し余談ですが、僕の趣味はスケートボードなんですが、どうやったら上手くなるのか?は、本を読んだり動画を見ただけではわかりません。実際に自分の体でスケートボードの練習の積み重ねを経験しながら上手くなるものです。これこそいわゆる、「非効率なことを楽しむ」という側面を持っているモノゴトであると言えます。

つまり、あなたも実際に人生を生きている中で、人生とは非効率なモノゴトで溢れていることの方が明らかに多いということを実感していると思いす。そんな状況下でも、できる限り非効率を効率化する姿勢というものが人生の質を変える、とても前向きで重要な行動であると思います。

話を戻しますと、あなたにとってより良い人生にするためには、「思い出す」という事に時間を使うのではなく、「創造する」ということに時間を使うことが基本的には重要なことだということです。

では、あなたのタスク(計画)とTODOを書き出して頂きましたので、「タスクを管理することでやるべきことが見える」ということをある程度は理解して頂けたかと思います。

では「タスクを可視化すること」=タスクを管理する方法がつかめてきたところで、実際にそのスク管理するために最適なアプリをいくつかご紹介します。

もちろん、紙や付箋に書いてもいいですが、紛失してしまう場合やこれからのテクノロジーの進化を考えると僕はおすすめしません。

できるだけ、以下のようなタスク管理アプリ、もしくはiPhoneやスマートフォン、タブレットやパソコンの基本機能としてある”メモ”アプリ、ブラウザ上で使うことができるものを使って下さい。

要は、仕事や人生において、タスク(プロジェクト)とTODOを使うということは「時間を管理=タイムマネジメント術」の基本であるわけです。

では、僕は最もおすすめする無料のタスク管理アプリと僕が実際に使っている有料のタスク管理をそれぞれご紹介します。

無料 タスク管理 アプリ

Google Keep

Google Keep画像引用元:Google Keep

Google Keepの機能

Google Keep スクショ
  • どの端末でも、どこからでも、思い付いたことをメモにして、編集、共有、共同編集できます。
  • メモ、リスト、写真、音声を Keep に追加できます。
  • ラベルや色でメモを整理できます。
  • リマインダーを設定しておけば、指定した時間や場所でメモのリマインダーを受け取れます。
  • 音声メモを録音すると、自動的に文字に変換されます。
  • 画像に写っているテキストで検索して、その画像付きのメモを簡単に見つけることができます。

実際の使用画面はこちら

Google Keep 画面

上記の写真が実際の「Google Keep」の画面(Mac/Windows)になります。

Google Keep

先ほど紹介した「タスクとTODOの関係を表した図」をもう一度見てみましょう。

Google Keep タスク管理画面

赤枠の部分が「タスク」となり、その下の緑枠の部分が「TODO」という関係です。

こちらの画面が、Google Keepで実際にタスクを書き出した画面になります。

Google Keepの特徴

  • iPhoneやAndroid、MacやWindowsでも使える
  • マルチデバイス対応でスマホでメモして パソコンで整理
  • タスク管理もできるし、単純にメモとしてもシンプルに使える
  • 自分のスマホやパソコンではなくても、自分のGoogleアカウントでログインできる端末すべて利用できる

詳しい使い方については公式サイトへ

こちらからダウンロード

有料 タスク管理 アプリ

Things

タスク管理アプリThingsの画像

僕はこちらの「Things 」を長年使っています。

使用画面はこちら

タスク管理アプリThingsの画像

タスク管理アプリThings(連携)の画像

Thingsの特徴

  1. 今日やるべきこと(昼、もしくは今夜)
  2. 明日やるべきこと
  3. 1年後にたるべきこと
  4. 毎年○月○日にやるべきこと(繰り返し設定)
  5. タスクの変更や削除
  6. 優先順位の設定
  7. 期日(期限)管理(いつまでに処理しなければならない)
  8. インボックス(=アイデア箱)処理
  9. プロジェクト(エリア)単位での管理
  10. タグや日付での管理
  11. チェックリスト作成
  12. カレンダーとの連携etc

などなど、書き出せばキリがありませんが、Thingsは有料であるのでかなり多機能に色々なタスクを管理することができます。

関連記事:Mac/iPhone/iPadのタスク管理おすすめ有料神アプリはThingsが最強! 使える役立つ!GTD術の使い方!

ダウンロードはこちら

無料Google Keepと有料Thingsの違い

アプリを使う時って、無料と有料のどちらを使えばいいか悩みます。もちろん、有料の方が「すごいんだろうな」と漠然と思うことってよくあります。でも、実際にその違いは分からない。

今回ご紹介した、無料タスク管理アプリ「Google Keep」と有料タスク管理アプリ「Things 」の違いは、あなたのタスク管理の「こんな機能があったらもっとタスク管理が効率的になるのにな」というユーザビリティ=利便性があるかないかというところがポイントになります。

これは感覚的なことでもあるのですが、実際に僕は「タスク管理をする」ということを覚え始めた時は、もちろん無料版のタスク管理アプリを使っていました。でも、次第に「こんなこともできればタスク管理も楽になる」と考え始めた時に、有料版のタスク管理アプリと無料版のタスク管理アプリの違いが気になるようになりました。

そこで色々な有料版のタスク管理アプリを使ってきて、「Things 」に行き着いています。つまり、有料版のタスク管理アプリは「これもできる」けれど、無料版のタスク管理アプリは「これはできない」ということが多くあります。

要は、「Google Keep」はかゆいところに手が届かないアプリ、「Things 」はかゆいところに手が届くアプリということ。

タスク管理を始める時は無料版から

僕のおすすめするタスク管理アプリの使い方は、いきなり有料のものを使うのではなく、まずは無料のものを使い、タスクを管理するということがあなたの日常にルーティン化され、尚且「もっとタスクを緻密に管理したい」というレベルアップな意識が芽生えた時に有料のものにグレードアップさせる方が賢明だと思います。

つまり、まずは無料(Google Keepなど)でタスク管理を始めてみる。

そして、タスク管理に慣れてきたら有料(Things など)のものにしましょう。

まとめ

task-Organize your head|タスク管理をしている写真

ということで、人生の無駄をできるだけ省いた有意義な1日を過ごすために、タスク(やるべきこと)というものがどれほど大切なのかが分かって頂けたかと思います。

要は、1日24時間という限られた時間の中で、「思い出す作業」はタスク(TODO)管理で可視化しておき、「想像する作業」に時間を費やす方がよっぽど生産性も上がり、効率的な1日を過ごすことができる!ということが時間の管理=タイムマネジメント術の基本となるわけです。

ということで、タスク管理の基本がわかったあなたが次に知っておくべき、時間管理=タイムマネジメント術スケジュールを可視化することへ進んで下さい。

次はこちら:ステップ③ 時間を管理=タイムマネジメント術|スケジュールを可視化すること

また必要に応じて以下のリンクをチェックして下さい!

この記事が気に入ったら
いいね!しよう

Twitter で



iPhone XS/XS Max/XR公式サイトで購入


SoftBankロゴ_2

auロゴ_1

docomoロゴ_3

このブログのテーマはこちら

この俺的デザインログで使用しいているWordpressのテーマは、「OPENCAGE」 モバイルファースト思想でつくられたブロガー専用のWordPressテーマ「STORK」です。 ウィジェットやカスタマイザーを利用して簡単にオリジナルデザインのブログを 構築することができます。

スポンサードリンク

PEITAに仕事依頼はこちら

お問い合わせバナー

タスクを可視化する 記事 アイキャッチ

SNSでシェアしてくれると嬉しいです。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

CAPTCHA