タイムマネジメントの基本!予定とタスクをスケジュール管理して可視化すること。

「あれもやらなきゃ!これもやらなきゃ!」と自分は”今”何をすればいいのか?といつも忙しい日々を送っているあなたへ。

細かくスケジュールを可視化するだけで、そんな忙しさが整理され、効率的な1日を過ごせることをご存知ですか?

この記事では、時間の管理=タイムマネジメントをしていないがために、行き当たりばったり、その場しのぎで無駄な時間を消費してしまっている人にもっと効率的に時間を管理することで、1日1日の生き方の質が変わることを伝えたい

そこで今回は、「時間管理=タイムマネジメント術|スケジュールを可視化すること」についてをご紹介します。


時間管理=タイムマネジメント術

Time Management 画像

大切なのは「時間を管理し やるべきことをコントロールすること」です。

そのためにやるべきこと、知っておくべきことはたったの3つ

タイムマネジメントをする方法の③つの基本

時間を管理=タイムマネジメント術

以下の3つが基本で構成されています。

  1. 時間を管理=タイムマネジメント術|時間を理解すること
  2. 時間を管理=タイムマネジメント術|タスクを可視化すること
  3. 時間を管理=タイムマネジメント術|スケジュールを可視化すること⇛今読んでいるのはこの記事

今回は上記の3つの中から、時間管理=タイムマネジメント術「スケジュールを可視化すること」についてお届けします。

この記事を読めば、人生の無駄をできるだけ省いた有意義な1日を過ごすために、スケジュールすることの大切とその方法が分かります。

タイムマネジメント|スケジュールとは?

Schedule image 画像

タイムマネジメントとスケジュール管理の違い

時間管理術研究所の水口氏も言われているように、タイムマネジメントとは「時間の使い方を計画して実行すること」、そしてスケジュールとは「約束された時間=アポイント」と定義づけすることができます。

そのような定義付けの中、色々と日頃から実際に僕がタイムマネジメントを行うにあたり、スケジュール管理とタスク管理、それらを1日のタイムマネジメントとして考えた場合、別々で管理され実行されるものであるという概念にどうしても自分の中でやりにくさを感じていました。

そこで僕は長年、スケジュールとタスクはもちろん別々に管理はしていますが、こちらの時間を管理=タイムマネジメント術|時間を理解することでも触れているように、人の人生には限りがあり、そして人生の中で残された時間は人によって不平等。しかし、時間をどう使うかは平等に与えられているということを踏まえて、1日は24時間ある!と定義していた場合でも、人によっては5時間かもしれないし24時間かもしれないということが言えるわけです。

今日の予定とタスクを同じ場所で可視化すること

もっと効率的に時間を管理することで、1日1日の生き方の質が変わることというを考えた場合、1日24時間という前提の中でスケジュール管理とタスク管理のタイムマネジメントを効率的に可視化して行動に移すこと”自分のやるべきこと”を明確にすることが何よりも大切なことであり、僕の中でタイムマネジメントを行う上で効率的でしたので、その方法論としての時間管理=タイムマネジメント術「スケジュールを可視化すること」という方法をご紹介します。

今日の予定とタスクをすべてスケジュール化

1日24時間のスケジュールを可視化

  • 1日24時間のスケジュールに 予定とタスクの時間割を作ること

要は、1日に行われる予定、1日の中でやりたいこと(優先順位の高いタスク&ToDoリスト)、そのすべてタイムスケジューリングするということです。

それは一体どういうことなのか?というと、

時間を管理するためのカレンダー

スケジュールを可視化する時にまず思いつく手書きの手帳というあなた。これを機に、iPhoneやiPad、またはMacやWindowsのパソコンにしましょう。

それらの純正(基本機能)として使える”カレンダーアプリ”はスケジュールを可視化する時に非常に便利です。僕も実際にその”カレンダーアプリ”を使用しています。しかし、「手書きの手帳が良い」という方は、この記事で紹介している「タイムマネジメント|スケジュールを可視化すること」の概念は同じですので、手帳で管理もできます。

カレンダーアプリでスケジュールを可視化する方法

以下の2つのことを、カレンダーアプリに入れ込んでいくだけです。

  1. カレンダーに今日の予定を書き込む
  2. カレンダーに今日のタスク(ToDoリスト)を書き込む

実際に僕がそれらをカレンダーアプリにスケジュールを可視化している画面をご覧ください。

予定とタスクのスケジュール

スケジュール管理画面

上記の画像は、実際に僕が予定とタスクを組み込んでいる画像です。

予定だけではなく、1日の中でやりたいこと(優先順位の高いタスク&ToDoリスト)をいつやるのか?そしてそれをどのくらいやるのか?というタイムマネジメントをそのままスケジュールに可視化して組み込んでいます。

要は、いくらタスクを管理していたとしても、それをいつ実行に移すのか?が見えないと、行動に移すまでにタイムラグが生じたり、行き当たりばったりなタスク管理になってしまうことになります。もちろん、タスク管理上で時間を管理することは大切ですが、そもそもToDoを消化しなければタスクを完了できないのですから、スケジュールの中でToDoリストをいつやるのか?何時に始めて何時に終わるのか?がシンプルに可視化されている方がモノゴトを進めやすくなります。

ではここから、予定とタスクをどのようにしてスケジュールしていくか?について、予定とタスク(ToDoリスト)を書き込む際のチャートとポイントを解説します。

スケジュールに書き込むポイントとチャート

  1. 1日24時間にはいっている予定を最優先に考える
  2. 予定がない時間帯にタスク(ToDoリスト)を組み込む
  3. タスク(ToDoリスト)を15分〜単位で組み込む

CHART①1日24時間にはいっている予定を最優先に考える

予定(会議や打合せなど、相手ありきの予定)にタスクを重複させるわけにはいかないので、まずは予定ありきでスケジュールを組む。

CHART②予定がない時間帯にタスク(ToDoリスト)を組み込む

予定を組み込んだ後に、予定と予定の間の空き時間にできるタスク(ToDoリスト)は何か?を考える。例えば、担当者との打合せ後の企画会議までに1時間の時間があるとすると、その1時間の時間にできるタスク(ToDoリスト)は、企画を成功させる(タスク)ということに対しての企画会議の資料の見直し(ToDoリスト)になるわけだが、それを漠然と1時間で行うだけではなく、そのタスク(ToDoリスト)を30分で済ませ、残りの30分で別のタスク(ToDoリスト)ができないか?を考えて書き込む。

CHART③タスク(ToDoリスト)を15分〜単位で組み込む

予定とタスク(ToDoリスト)をカレンダーに組み込む時の時間割りの設定の部分では、必ず”15分〜30分単位”で組み込むことを意識して下さい。1時間以上ではあまりにもざっくりしすぎており、あまり効率的にモノゴトを進めることができません。せっかくスケジュールを可視化するのですから、緻密さに妥協してはもったいありません。1分とは言いませんので、必ず”15分〜30分単位”でスケジュールにタスク(ToDoリスト)を組み込みましょう。

予定とタスクがスケジュール上で可視化

スケジュールに予定とタスクを入れた画像

その場しのぎで無駄な時間を消費してしまっている人がもっと効率的に時間を管理することで、1日1日の生き方の質を変えるには、 ー

  • 自分が今やるべきこと
  • 自分が次に何をしなければならないのか

このようなことが明確に示されている方がより効率的であり生産性の高い時間を過ごすために必要なことです。それはつまり、1日に行われる予定、1日の中でやりたいこと(優先順位の高いタスク&ToDoリスト)、そのすべてタイムスケジューリングすることだと言えるわけです。

要は、1日の中で漠然と頭の中でスケジュールするよりも、それらを可視化して予定を立てることによって、それに自分の意識が向けられるということになり、「何をやるべきなのか?」ではなく、「これをどうやろうか」に頭を使うことができます。

いつスケジュールに組み込むのか?

必ずタスクを始める前に行う

上記の画像の緑枠の中に「Today’s task」という項目があると思います。僕は実際に朝5:00に起きて、約30分かけて、先ほどご紹介した方法でその日のスケジュールに予定とタスクを書き込んでいます。

「朝起きられない」「30分もかけられない」などなど、スケジュールに予定とタスクを書き込む時間は人それぞれですので、あなたのライフスタイルに合わせて行うのがベストです。しかし一つだけ注意しておいてほいいことがあります。

それは、「1日の予定やタスクが始まる前」に行うことです。

人は、1日の予定やタスクが始まってしまったら、改めてスケジュールを組むことをしません。そのままの流れに流されていきます。それでは、本末転倒です。

「1日の予定やタスクが始まる前」に、もしくは「1日の予定やタスクとして”スケジュールを組む時間”」を確保する必要があります。

ここで、さらに効率的なタイムマネジメントを行うためのポイントをお伝えしておきます。

もっと効率的なタイムマネジメントを行うポイント

あなたの個々のワークにかかる時間を知っておく

あなたが毎日のようにこなしているあらゆるワークを細分化した時に、それぞれのワークってどれくらいの時間がかかっているか知っていますか?

  • 朝、仕事でかけるまでの準備にはどのくらいの時間がかかっていますか?
  • ヘアセットにはどのくらいの時間がかかってますか?
  • 朝食を食べきるまでにどのくらいの時間がかかっていますか?
  • あなたが仕事で製作する企画書は、どのくらいの時間がかかっていますか?
  • あなたがレポートを書き上げるまでどのくらいの時間がかかっていますか?

つまり、「◯◯のワーク1件あたり◯時間◯分◯秒かかる。その作業を◯◯◯件やるとしたら、どのくらい時間がかかるのか?」などなど。

このように◯◯のワークを行う際に、そのワークに費やす時間がわかっていると、1日24時間の時間管理をする時に非常に役立ちます。

「今日は◯分かかるワークが3件あるから、午後のこの時間帯に入れておこう。または、◯◯のワークは15分でできるから、就業時間の30分前に入れて、見直しや提出までを行おう。」という時間の管理ができます。

これはスケジュールにタスク(ToDoリスト)を書き込む時の時間割りの目安になりますので、知っておくと非常に効率的な1日にすることができまし、仕事を請け負う際にオーバーワークにならないように調整することだってできるわけです。

タイムトラッキングをするためのアプリ

タスクとタイムマネジメントを同時に行えるClock it

clock it スクショ

Clock It

あなたの毎日に更なる達成感を

Clock It!では、かんたんにタスクと時間を管理できます。 仕事でもプライベートでも、タスクと時間を一括管理して、 あなたの目標を達成するのに役立ちます。

  • TODOリスト作成
    仕事でやるべきこと、旅行の計画、買い物リストまで、すべてのタスクを登録。 タスクはプロジェクト毎に分けて登録する事ができますので、大きな目標・カテゴリー・仕事毎にタスクを洗い出すのに便利です。
  • タイムトラッキング
    タスクの作業時間を計測し、記録することができる。山積みのタスクに追われることのないように、正確な見積もりで、あなたの日々の時間をデザイン。
  • 作業記録をグラフで分析
    記録した作業時間をグラフで表示することが出来ます。 自分がどのタスクに、どれだけの時間をかけたのかが一目で分かる。
  • いつでもどこでも利用可能
    PCでも、スマートフォンでも、タブレットでもご利用できるので、家でも職場でも、外出先でも、タスクにいつでもアクセスできる。

Clock It

アプリを使わずとも、タイムウォッチで計測しメモしておくなど、このように、タスクとToDoリストのワークについて、タイムトラッキングしていおくことを僕はおすすめします。

まとめ

タスク 管理 画面 写真

ということで、人生の無駄をできるだけ省いた有意義な1日を過ごすために、スケジュールすることの大切とその方法が分かって頂けたかと思います。

要は、1日24時間という限られた時間の中で、「思い出す作業」はタスク(TODO)管理で可視化しておき、「想像する作業」に時間を費やす方がよっぽど生産性も上がり、効率的な1日を過ごすことができる!ということがスケジュールを可視化することとなるわけです。

また必要に応じて以下のリンクをチェックして下さい!

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